Cara Membuat Catatan Rapat di Microsoft Teams (Meeting Notes)
Tutorial ini berisi panduan cara membuat catatan rapat di Microsoft Teams (Meeting Notes) baik saat rapat dimulai atau sebelum dimulai. Microsoft Teams memiliki sistem teks tertutup yang canggih dan juga fitur transkrip yang berfungsi jika Agan mengaktifkan Microsoft Voice untuk tim. Di antara dua fitur tersebut, Agan tidak perlu merekam secara manual apa yang diucapkan dalam rapat, namun transkrip tidak sama dengan catatan.
Catatan rapat di Microsoft Teams (meeting notes) adalah sorotan dari sebuah rapat. Teks dan transkrip berguna, terutama jika Agan perlu kembali dan memeriksa apa yang dikatakan atau tidak diucapkan selama rapat, tetapi tidak dapat digunakan sebagai pengganti untuk rapat yang lama. Mereka adalah alat yang sangat baik untuk membantu pengguna menulis catatan yang lebih baik dan lebih akurat untuk rapat tetapi catatan rapat masih lebih berguna.
Microsoft Teams memiliki fitur catatan rapat (meeting notes). Agan dapat menggunakannya setelah Agan menjadwalkan rapat dan menambahkan agenda atau poin pembicaraan ke rapat. Agan juga bisa menggunakannya saat Agan sedang rapat. Setiap kali item penting dibahas atau sesuatu yang penting diputuskan, catatan dapat dibuat langsung di Microsoft Teams. Catatan tersebut kemudian tersedia untuk semua orang yang menghadiri rapat tersebut.
Catatan rapat (meeting notes) Microsoft Teams adalah tempat yang tepat untuk merekam dan berbagi catatan sebelum, selama, dan setelah rapat.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Hanya orang-orang di organisasi yang sama dengan penyelenggara rapat yang dapat memulai atau mengakses catatan rapat.
- Catatan rapat tersedia hingga 20 orang. Jika rapat memiliki lebih dari 20 orang, hanya 20 orang pertama yang memiliki akses ke catatan.
- Hanya orang yang diundang ke rapat sebelum catatan dibuat yang akan memiliki akses ke mereka. Orang yang diundang nanti tidak akan memiliki akses.
Cara Membuat catatan rapat Microsoft Teams Saat Rapat Dimulai
Untuk membuat catatan rapat Microsoft Teams (meeting notes) saat rapat dimulai, ikuti langkah-langkah berikut:
- Bergabunglah atau mulai rapat.
- Klik tombol more options di bilah atas.
- Pilih Meeting notes.
- Di kolom sebelah kanan, klik Take Notes.
- Agan akan beralih ke jendela utama Microsoft Teams dan tab Meeting Notes untuk channel rapat akan dipilih.
- Klik Add a new section dan mulailah mengetik.
Cara Membuat Catatan rapat Microsoft Teams Saat Rapat Belum Dimulai
Untuk menambahkan catatan ke rapat terjadwal, misalnya yang belum dimulai, ikuti langkah-langkah berikut.
- Buka Microsoft Teams.
- Buka Calendar.
- Pilih rapat dan klik Chat with participants.
- Sekarang mulai tambahkan catatan.
Catatan rapat dapat dilihat oleh semua orang dan setelah rapat berakhir, secara otomatis diposting sebagai link ke channel tempat rapat berada. Catatan dapat diakses dari tab Meeting Notes. Jika Agan memiliki rapat rutin di satu channel, semua catatan akan ditambahkan ke satu catatan. Setiap rapat akan memiliki bagiannya sendiri tetapi pengguna bebas menambahkan bagian tambahan kapan pun mereka membutuhkannya.
Demikianlah tutorial cara membuat catatan rapat di Microsoft Teams (Meeting Notes). Semoga tutorial ini bermanfaat buat Agan yang membutuhkan. Terima kasih atas kunjungannya dan jangan lupa share juga ke teman-teman Agan yach.