Tips Menjawab Telepon dengan Benar dalam Bisnis
Semua orang di bisnis perlu tahu bagaimana menjawab telepon secara benar dan profesional, bukan hanya resepsionis atau perwakilan pelanggan. Anda tidak pernah tahu kapan orang yang seharusnya menjawab telepon tidak akan dapat melakukannya dan orang lain akan masuk dan mengambilnya (terutama jika Anda menjalankan bisnis rumahan ).
Bahkan pada zaman modern ini, di mana orang-orang lebih memilih mengirim sms, chatting dan email, telepon masih menjadi titik kontak utama sebagian besar pebisnis dengan pelanggannya. Dan cara menjawab telepon akan membentuk kesan pertama pelanggan Anda tentang bisnis Anda.
Jika orang yang menjawab panggilan itu tidak profesional, mungkin kesan terakhir pelanggan itu juga beranggapan Anda kurang profesional! Inilah cara menjawab telepon dengan benar dan memenangkan bisnis alih-alih kehilangannya.
Tips Menjawab Telepon dengan Benar dalam Bisnis:
- Jawab semua panggilan telepon masuk sebelum dering ketiga.
- Saat Anda menjawab telepon, bersikaplah hangat, antusias, dan profesional . Suara Anda di telepon kadang-kadang satu-satunya kesan perusahaan Anda yang didapatkan penelepon.
- Saat menjawab telepon, sambut penelepon dengan sopan dan segera identifikasi diri Anda dan organisasi Anda. Katakan, misalnya, "Selamat pagi. Teknologi brankaspedia. Susan berbicara. Apa yang bisa saya bantu?" Jangan hanya mengatakan "Halo".
- Ucapkan dengan jelas, jaga volume suara Anda tetap, dan ucapkan dengan pelan dan jelas saat menjawab telepon agar penelepon Anda dapat memahami Anda dengan mudah.
- Kontrol bahasa Anda saat menjawab telepon. Jangan gunakan slang atau kata kunci . Alih-alih mengatakan, "OK", atau "Tidak masalah", misalnya, katakan "Tentu", "Baiklah", atau "Baiklah". Jika Anda adalah orang yang menggunakan pengisi ketika Anda berbicara, seperti "uh huh", "um", atau frasa seperti "seperti" atau "Anda tahu", latih diri Anda dengan hati-hati untuk tidak menggunakannya saat berbicara di telepon.
- Latih suara dan kosakata Anda untuk menjadi positif saat menjawab telepon, bahkan pada hari "down". Kosakata positif adalah kosakata yang berfokus pada membantu pelanggan. Misalnya, daripada mengatakan, "Saya tidak tahu", katakan, "Biarkan saya mencari tahu tentang itu untuk Anda."
- Saat Anda menjawab telepon, ambil pesan telepon dengan lengkap dan akurat. Jika ada sesuatu yang Anda tidak mengerti atau tidak bisa mengeja, seperti nama keluarga seseorang, minta penelepon untuk mengulanginya atau mengejanya untuk Anda. Kemudian pastikan pesan sampai ke penerima yang dituju.
- Jika orang harus meninggalkan pesan kepada Anda, jawab semua panggilan telepon Anda dalam satu hari kerja. Itu memperkuat kesan baik dari bisnis Anda yang ingin Anda promosikan. Beberapa Salah satu hal yang mengganggu penelepon yang mencoba menjangkau bisnis Anda adalah panggilan yang tidak dijawab.
- Selalu tanyakan kepada penelepon apakah boleh menahannya saat menjawab telepon, dan jangan biarkan orang lain ditahan. Tawarkan pada mereka pilihan jika memungkinkan, seperti "Saluran itu masih sibuk. Apakah Anda akan terus menahan atau haruskah saya ________ menghubungi Anda kembali?".
- Meskipun Anda mungkin bermaksud mencapai tujuan panggilan Anda, pastikan bahwa Anda terlibat dalam percakapan dua sisi. Berikan waktu kepada pihak lain untuk menanggapi poin Anda dan ajukan pertanyaan yang mungkin mereka miliki. Berhati-hatilah untuk tidak menyela kecuali Anda mendapati bahwa pihak lain keluar dari topik yang sedang dibahas. Jika ini terjadi, sela dengan sopan dengan mengatakan, "Saya minta maaf untuk menyela, tetapi pertanyaan lain muncul di pikiran saya dan saya ingin menanyakannya sebelum saya lupa."
- Jangan gunakan pengeras suara kecuali benar-benar diperlukan. Pengeras suara memberi kesan pada penelepon bahwa Anda tidak sepenuhnya berkonsentrasi pada panggilannya, dan membuatnya berpikir bahwa panggilannya tidak pribadi. Satu-satunya waktu untuk menggunakan telepon pengeras suara adalah ketika Anda membutuhkan lebih dari satu orang untuk terlibat dalam percakapan di akhir pembicaraan Anda. Tanyakan kepada penelepon apakah Anda dapat meletakkannya di telepon pengeras suara sebelum melakukannya.
- Jika Anda menggunakan pesan suara atau mesin penjawab untuk menjawab panggilan saat Anda tidak bisa, pastikan bahwa Anda memiliki pesan profesional yang direkam, lakukan hal yang sama seperti tip # 3, dan memberi penelepon informasi terkait lainnya sebelum merekam pesan mereka. . Perbarui pesan pesan suara Anda sesuai kebutuhan. Misalnya, jika bisnis Anda akan ditutup untuk liburan, perbarui pesan pesan suara Anda untuk mengatakannya dan untuk mengatakan kapan bisnis Anda akan dibuka kembali.
- Latih semua orang yang mungkin menjawab telepon untuk menjawab dengan cara yang sama, termasuk anggota keluarga lainnya jika Anda menjalankan bisnis berbasis rumah. Periksa bagaimana telepon bisnis Anda dijawab dengan menelepon dan melihat apakah telepon dijawab secara profesional.
Benang Merah: Meskipun mungkin lebih nyaman untuk menghubungi seseorang dengan menggunakan teknologi yang lebih modern, seperti email atau pesan teks, telepon masih merupakan sarana komunikasi yang lebih pribadi. Meskipun pihak lain tidak dapat melihat wajah Anda, suara Anda tetap dapat menyampaikan rasa profesionalisme dan otoritas. Untuk membantu Anda membuat panggilan bisnis yang paling efektif.
Yuk kepoin tips dan trik brankaspedia lainnya di Google News.