Perbedaan Aturan dan Kebijakan
Dalam sebuah organisasi, aturan dibuat untuk menginformasikan anggotanya apa yang dapat mereka lakukan atau apa yang tidak boleh mereka lakukan. Ini menyatakan perilaku yang dapat diterima bersama dengan konsekuensi ketidaktaatan. Aturan tidak hanya memastikan disiplin dalam suatu organisasi tetapi juga membantu dalam mengatur budaya dan lingkungan kerja.
Di sisi lain, perumusan kebijakan merupakan bagian integral dari perencanaan, yang dimaksudkan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan. Ini merekomendasikan pertimbangan luas yang harus dipertimbangkan saat mengambil keputusan apa pun. Ini juga menetapkan batas-batas di mana keputusan akan diambil.
Baik aturan maupun kebijakan adalah jenis rencana yang membantu kelancaran fungsi organisasi. Jadi, di sini kita akan membahas perbedaan antara aturan dan kebijakan.
Definisi Aturan
Aturan merupakan satu set antara instruksi, regulasi dan pedoman untuk perilaku standar. Ini menentukan tindakan yang harus dilakukan atau tidak dilakukan dalam organisasi. Hal itu ditunjukkan dalam bentuk perintah, peringatan, larangan dan norma untuk menjaga disiplin atau membakukan perilaku individu dan kelompok.
Ini berlaku untuk semua, yaitu aturan untuk semua orang, terlepas dari tingkat manajemen di mana seseorang berada. Contoh : Di sebuah lembaga pendidikan, ada aturan 'Penggunaan ponsel dilarang selama jam kerja'. Sekarang, setiap orang harus mengikuti aturan ini, tidak peduli apakah seseorang termasuk dalam manajemen tingkat atas atau manajemen tingkat bawah.
Aturan harus tepat dan jelas sehingga karyawan dapat memahaminya dengan mudah, tanpa kebingungan dan kekacauan. Ini mengurangi kebutuhan akan pengawasan yang ketat, karena aturan diketahui semua orang, dan manajer dapat dengan mudah memprediksi apa yang akan dilakukan bawahan dalam situasi tertentu.
Aturan menuntut kepatuhan dan siapa pun yang tidak mematuhi aturan perusahaan akan dikenakan hukuman atau denda. Oleh karena itu, perusahaan mengambil tindakan tegas terhadap orang-orang yang melanggar atau tidak mematuhi aturan. Selain itu, tidak ada ruang untuk kebijaksanaan dalam hal aturan, jadi aturan tersebut harus diikuti dengan ketat. Pengecualian terhadap aturan tersebut mungkin ada, tetapi hanya dalam keadaan tertentu, dan juga terbatas.
Definisi Kebijakan
Kebijakan dapat didefinisikan sebagai pernyataan dasar yang digunakan untuk memandu pemikiran dan mengarahkan upaya para manajer menuju pencapaian tujuan. Sederhananya, ini adalah respons khas untuk masalah tertentu yang menentukan cara organisasi menangani masalah dalam kasus yang berbeda.
Kebijakan dirumuskan untuk setiap tingkat karena pengambilan keputusan dilakukan di setiap tingkat manajemen. Sehingga kebijakan melakukan tugasnya dengan sempurna dengan menentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang sering dihadapi dan berulang-ulang untuk menghindari analisis yang berlebihan atas masalah yang sama dan menyelesaikannya tanpa banyak diskusi. Selain itu, kebijakan menyediakan struktur atau dasar yang terintegrasi untuk pengambilan keputusan manajerial.
Kebijakan adalah rencana tetap yang memberikan solusi langsung untuk masalah yang berulang. Kebijakan bertindak sebagai rute atau peta untuk mencapai tujuan bisnis.
Kebijakan adalah panduan komprehensif, yang memberikan ruang lingkup untuk penilaian dan kebijaksanaan manajerial. Kebijakan ada untuk semua departemen, level, segmen dan unit organisasi.
Selanjutnya, saat membuat kebijakan untuk organisasi, manajemen harus mengundang pandangan dari karyawan, karena merekalah yang akan menghadapinya. Ini menentukan batasan dan menarik garis untuk kebijaksanaan dan penilaian manajer pada saat pengambilan keputusan.
Kebijakan memberikan arahan umum kepada manajer untuk diikuti sehingga dapat menangani situasi dengan tepat pada saat pengambilan keputusan. Namun, penyimpangan bisa terjadi dalam bentuk pengecualian dan juga dalam kasus situasi luar biasa. Ini menentukan cara seorang manajer harus mencoba menangani tanggung jawab manajemen.
Kebijakan memainkan peran penting, karena memfasilitasi manajemen tingkat bawah untuk menangani masalah mereka sendiri tanpa pergi ke manajemen puncak untuk setiap masalah.
Misalnya, Kebijakan Sumber Daya Manusia yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, pemutusan hubungan kerja, penilaian kinerja, kenaikan, cuti, manfaat tambahan, dll.
Perbedaan Antara Aturan dan Kebijakan
Poin-poin yang disebutkan di bawah ini memberikan pemahaman yang jelas tentang perbedaan aturan dan kebijakan.
- Aturan pada dasarnya adalah daftar yang berisi apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan yang bertujuan untuk menjaga keseragaman dalam perlakuan serta dalam perilaku karyawan. Di sisi lain, Kebijakan menyinggung arahan yang meletakkan kerangka kerja konstan untuk tindakan eksekutif pada masalah manajerial yang berulang.
- Aturan bisa dalam bentuk perintah, instruksi atau norma yang perlu dipatuhi. Sebaliknya, kebijakan menentukan kerangka kerja, di mana keputusan eksekutif dapat diambil.
- Aturan menentukan apa yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh karyawan, sedangkan kebijakan menentukan apa yang perlu dilakukan dalam berbagai keadaan.
- Kebijakan berasal dari tujuan bisnis, yaitu kebijakan dibuat dengan memperhatikan tujuan organisasi. Sebaliknya, aturan didasarkan pada kebijakan dan prosedur.
- Dalam hal kekakuan, aturan lebih kaku dibandingkan dengan kebijakan, dalam arti tidak ada ruang lingkup untuk berpikir dan pengambilan keputusan dalam hal suatu aturan, tetapi ada lingkup tertentu untuk berpikir dan pengambilan keputusan dalam kasus kebijakan.
- Sedangkan aturan adalah pernyataan khusus, yaitu menetapkan tindakan atau non-tindakan karyawan. Sebaliknya, kebijakan adalah pernyataan umum yang memandu pengambilan keputusan manajer secara umum dengan menyatakan masalah yang dihadapi setiap hari dan solusi yang siap mereka buat.
- Aturan dibuat untuk mengatur perilaku dan memastikan kepatuhan untuk menjaga disiplin dalam organisasi. Sebaliknya, kebijakan dirumuskan oleh manajemen untuk memandu pengambilan keputusan untuk memastikan keseragaman dan konsistensi.
| CONTOH ATURAN | CONTOH KEBIJAKAN |
|---|---|
| Setiap karyawan wajib mengenakan pakaian resmi di kantor pada semua hari kerja kecuali pada hari Rabu. | Kebijakan pembelian perusahaan menyatakan bahwa hanya manajer pembelian yang memiliki kewenangan untuk pengadaan bahan. Selanjutnya disebutkan barang yang bisa dibeli dan sampai berapa jumlahnya. |
| Karyawan tidak diperbolehkan menggunakan internet untuk tujuan lain (seperti berita, hiburan, media sosial, permainan, dll.), Selain untuk pekerjaan mereka. | Kebijakan layanan pelanggan perusahaan, untuk menangani keluhan secara instan, jika mereka menghadapi masalah dengan produk, dalam waktu satu bulan setelah penjualan. |
| Penggunaan alat kantor, perlengkapan dan alat tulis untuk keperluan pribadi tidak diperbolehkan. | Perusahaan mengikuti kebijakan penetapan harga berbasis biaya, untuk produk dan layanannya. |
| Merokok selama jam kerja sangat dilarang. | Kebijakan distribusi perusahaan menentukan kategori atau kelas pelanggan kepada siapa produk tersebut dijual. |
Kesimpulan | Jadi, apa yang kita pahami adalah bahwa kebijakan adalah pendekatan organisasi yang dipersonalisasi untuk menangani masalah. Ini menentukan kerangka keseluruhan, seperti ruang lingkup dan batasan di mana seorang manajer harus bekerja. Selanjutnya, motif dasar di balik pembuatan aturan adalah untuk memastikan lingkungan yang disiplin. Oleh karena itu, aturan adalah instruksi yang harus diikuti oleh karyawan sebagaimana adanya, yaitu tanpa mengubahnya.